1.Wie is verantwoordelijk?
Roby Monitor levert Roby Monitor en is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die hier worden beschreven. Neem contact op via support@robymonitor.com.
2.Welke gegevens verwerken we?
- Account-, organisatie-, rol- en beveiligingsgegevens, waaronder loginmomenten en optionele tweestapsverificatie.
- Bedrijfsprofielen, website-URL's, prompts, openbare websitebevindingen, AI-providerresponses, rapporten en de status van verbeteracties.
- Factuurcontactgegevens, bestellingen, abonnementen, kortingsgebruik en factuuradministratie. Volledige betaalkaartgegevens blijven bij de betaalprovider.
- Supportberichten, e-mailstatus, technische logs, rate-limitevents en security-auditlogs.
- Analytics op basis van toestemming. Momenteel ingestelde providers: geen.
3.Waarom en op welke grondslag?
- Uitvoering van de overeenkomst: accounts, audits, rapporten, monitoring, support en billing.
- Wettelijke en fiscale verplichtingen, waaronder de factuuradministratie.
- Gerechtvaardigde beveiligings- en betrouwbaarheidsbelangen: misbruikpreventie, incidentonderzoek, capaciteitsplanning en diagnose.
- Alleen met toestemming: niet-noodzakelijke analytics, Clarity, Meta Pixel of custom meetpixels. Weigeren beperkt de dienst niet.
4.AI-providers en andere ontvangers
Een betaalde audit stuurt de ingestelde meetvraag en relevante bedrijfscontext naar de AI-providers die voor het klantpakket zijn ingeschakeld. Hosting-, database-, e-mail-, betaal- en monitoringleveranciers verwerken alleen wat hun dienst nodig heeft. Provider, model en meetcontext worden bij de audit vastgelegd. Bij verwerking buiten de EER verlangen wij een toepasselijk doorgiftemechanisme en passende leverancierswaarborgen.
5.Bewaartermijnen
- Ruwe AI-responses worden standaard na 90 dagen verwijderd of vervangen door een retentiemarker.
- Genormaliseerd auditbewijs en immutable rapportsnapshots blijven standaard maximaal 730 dagen beschikbaar, afhankelijk van klantafspraak en ingestelde retentie.
- Afgeronde queuejobs blijven standaard 90 dagen en webhookevents 180 dagen bewaard.
- Account- en supportdata worden verwijderd of geanonimiseerd zodra ze niet meer nodig zijn, tenzij een open geschil of wettelijke plicht bewaring vereist.
- Facturen en de fiscale basisadministratie worden gedurende de toepasselijke Nederlandse wettelijke termijn bewaard, doorgaans zeven jaar.
6.Cookies en vergelijkbare technieken
Noodzakelijke cookies ondersteunen login, beveiliging, checkout en taal-/regiovoorkeuren. Taalvoorkeuren kunnen één jaar blijven staan; tijdelijke security- en funnelcookies korter. De analyticskeuze wordt 180 dagen bewaard. Niet-noodzakelijke trackers laden pas na expliciete toestemming en zijn later uit te schakelen via de knop Analyticsinstellingen.
7.Jouw keuzes en rechten
- Vraag inzage, correctie, verwijdering, beperking of een overdraagbare kopie voor zover de wet dat recht geeft.
- Maak bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en trek toestemming altijd in zonder gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.
- Dien een klacht in bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde toezichthouder.
- Wij kunnen om een proportionele identiteitscontrole vragen voordat wij een verzoek uitvoeren.
8.Beveiliging en wijzigingen
Wij gebruiken tenantautorisatie, versleuteld opgeslagen secrets, private rapportdownloads, rate limiting, securityheaders, auditlogging en gecontroleerde retentie. Geen online dienst kan nul risico garanderen. Bij een materiële wijziging passen we deze verklaring aan en tonen we op deze pagina de nieuwe revisiedatum.